Современное общество диктует для каждого из нас условия, когда правильно составленная и вовремя поданная претензия может помочь в решении множества проблем. О том, как составляется претензия, какие бывают ее разновидности и о многом другом будет рассказано в этой статье.
Чем является претензия
Письмо – претензия представляет собой особый вариант ведения деловой переписки, который принято использовать в том случае, когда одной из сторон требуется высказаться в недовольном тоне о действиях другой стороны или проинформировать ее о том, что требования или обязанности этой стороны не были исполнены полностью или частично.
Вне зависимости от того, проводились ли переговоры на предварительном этапе или они отсутствовали, письменную претензию называют наиболее приемлемым способом по решению проблемной ситуации.
Цели, которые преследует претензия
В качестве основных целей, которые преследует отправитель претензионного письма называют необходимость решения проблем по использованию товаров или услуг. При этом такие письма направляются в том случае, когда товар поставляется в ненадлежащем качестве или услуга не в полном объеме оказывается.
Какие бывают виды претензий
Есть немало вариантов и видов претензий. Все они связаны с тем, по какому вопросу вы направляете ее в адрес контрагента.
Вот некоторые из возможных видов претензий:
- претензия контрагенту о возмещении убытков
- письмо претензия о невыполнении условий договора
- письмо претензия о погашении задолженности
- письмо претензия о некачественном товаре
- письмо претензия о срывах сроков поставки
Как составить претензию правильно
Если претензию составляют в компании или на предприятии, то данная работа возлагается на руки юриста или руководящее лицо того подразделения, которое пострадало от действий поставщиков или контрагентов.
Главным требованием к человеку, который составляет письмо, выступает его отличные знания и хорошая ориентация в подзаконных актах. Именно благодаря им, а также абсолютно опираясь на отдельные нормы права, становится возможным составить правильно претензионное письмо, которое будет в большинстве случаев удовлетворено положительно.
Стоит также обратить внимание, что в законе нет особых правил по составлению претензионного письма. Обычно его составляют в простой письменной форме.
Стоит также сказать, что любая сумма, которая указана в претензионном письме, изначально должна быть указана цифрами, но затем продублирована письменным образом.
Также можно составлять рекламацию как на компьютере в печатном виде, так и от руки.
Такое претензионное письмо принято составлять в двух вариантах, который заверяется и составляется надлежащим образом.
Заполнение шапки письма
Несмотря на то, что нет никаких требований к составлению претензионного письма, важно правильно, ну или хотя бы более или менее верно оформить его «шапку». В частности, именно в ней необходимо указать свои личные данные, адрес, контакты, чтобы с вами могли связаться по любому поводу.
- Если претензионное письмо подает организация, то указываются ее наименование полностью и адрес.
- В случае необходимости не лишним будет указать личные данные ответственного лица.
- Если вы являетесь юридическим лицом, то не забудьте указать в шапке претензионного письма исходящий номер бумаги.
Заполнение основной части письма претензии
Как только вы пишите заголовок, который может звучать как «Претензия, связанная с нарушениями сроков оплаты товаров по договору купли-продажи номер (такой-то) от числа (такого-то)». Затем вы можете приступать к полному изложению всей сути проблемы.
Важно указывать на:
- существенные и малосущественные пункты документа, которые другое лицо нарушило в ходе исполнения или ненадлежащего исполнения контракта,
- а также те обстоятельства, которые могли бы стать причинами по возникновению такой ситуации.
Образец составления претензии
Обратите внимание, что по своей форме претензия может быть составлены в произвольной форме.
При этом, любое требование, которое описывается в претензии, должно быть абсолютно понятным человеку или компании, которые будут отвечать на такого рода письмо.
- Так, в составление претензии включает указание в обязательном порядке адресата, а именно продавца или исполнителя.
- Претензия всегда составляется не на сам магазин, а на то лицо или компанию, которые фигурируют в товарном чеке или прочем документе, который может подтвердить факт оплаты продукта или услуги.
- Требуется также указать, от кого именно написана претензия. Иными словами, вы указываете свои данные, контактные сведения, чтобы с вами могли связаться. Именно по данному адресу может быть направлен ответ на ваше претензионное письмо или сообщить о том, что ответ на претензию уже готов.
Тело претензии
Начинается текст с того момента, что вы указывается факт осуществления договорных отношений между сторонами.
К примеру, 31.12.2022 года мною и ИП Иванов И.В. заключен договор купли-продажа товара (такого-то).
- После этого вы указываете факт того, что имеется или отсутствует гарантийный срок на продукции. помните, что составленная претензия по товару, который некачественный вы можете предъявить во время его гарантийного срока обслуживания, когда оканчивается срок гарантии, но не позже двух лет с момента, как вам был передан товар или в течение двух лет, когда гарантийного срока не устанавливали стороны.
- Потом вы описываете все недостатки товара, проблемы с его использованием. Лучше всего также указывать на то, что в законе имеются отдельные пункты, которые находятся на «вашей стороны» и могут защитить вас от недобросовестного продавца.
- Затем вы указываете, что именно хотите добиться с претензией. Не забудьте указать дату и подпись под претензионным письмом.
Наиболее распространенные типы претензий
Различают некоторые разновидности претензионных писем, каждый из которых позволяет решать те или иные проблемы в отношениях между сторонами договорных отношений.
Претензия контрагенту о неисполнении условий контракта
Письмо принято составлять в отношении контрагента, когда с его стороны нарушаются различного рода существенные условия сделки. К примеру, если он продает продукцию, которая имеет недостатки, если не в полном объеме были выполнены работы или услуги, если нарушены сроки оплаты и пр.
Претензионное письмо о погашении долговых обязательств
Данное требование принято направлять в отношении получателя товара или услуги, а в качестве основания для его отправления называют проблемы со сроками оплаты за ту продукцию или товары, которые были ему поставлены, а также, если имеются какие-то долги по банковским кредитам, ссудам.
Рекламация о нарушении сроков поставки товара
В качестве получателя претензии называют поставщика, а поводом для того, что покупатель составляет рекламацию, называют несвоевременность отправки продукции. именно в результате того, что срываются сроки поставки товара или услуги, выступает в качестве основания для взыскания с поставщиков неустойки.
Претензия контрагенту о некачественной продукции
Подобная претензия направления непосредственно продавцу некачественного товара. В ней содержится требование о том, что следует заменить товар или соразмерно сократить стоимость такого товара.
А также может быть предложено расторжение договора с тем, что поставщик возвращает всю сумму, которую покупатель оплатил за товар.
Письмо претензия о возврате денежных средств
Данное письмо – претензия составляется в том случае, когда приобретается некачественный товар, получаются услуги, которые абсолютно не соответствуют нормам и требованиям, нарушены сроки поставки товара или сроки по ремонту продукции.
Способы подачи претензии
Когда вы правильно составили претензионное письмо, важно определиться с тем, каким образом вы его доставите или направите получателю. От этого многое зависит, в частности, скорое получение ответа от другой стороны, скорость рассмотрения проблемы и ее решение.
Как отправить претензию почтой
Для того, чтобы ваше сообщение другой стороне спорной ситуации получило положительное разрешение проблемы, потребуется правильно направить ее, используя почтовое отделение связи. В случае, если вы что-то упустите из вида или сделаете не совсем верно, то придется более длительный срок ждать ответа от второй стороны, а, иногда, так и не дождаться его.
В частности, если вы отправляете претензию используя почтовое отделение связи, то вам потребуется один вариант письма, который вы вложите в конверт. Можно отправить бумаги простым или заказным письмом. Все зависит от вашего решения, а также от того, насколько быстро вы хотите получить разрешение проблемы.
Простым письмом
По закону нет никаких серьезных ограничений, которые связаны с видом направляемого письма. Так, человек или организация может направить в отношении контрагента претензионное сообщение в простом письме. Вам потребуется оплатить только за марки и конверт. Правда, такой вариант подачи бумаг не позволит вам получить «след» от отправки документов, а также о том, что вы действительно направили претензионное письмо второй стороне, которая участвует в споре.
Помните, что после того, как вы направите простое письмо, то у вас останется исключительно кассовый чек о том, что вы оплатили почтовые услуги. Вам не удастся доказать, что именно и кому именно вы направили письмо.
В результате, лучше и стабильнее всего направлять претензионное сообщение, используя не простые, а заказные письма. Да, вы потратите чуть больше средств, но при этом не обзаведетесь проблемами с доказыванием, что вы направили письмо по нужному адресу и что в нем действительно содержится информация о претензии по той или иной причине.
Заказным письмом
Лучшее, что вы можете сделать с отправкой претензионного письма по почте – это направить документы заказным письмом, при этом непосредственно следует иметь в нем опись вложений, а также заручиться уведомлением о том, что письмо было вручено адресату.
Такой вариант является самым удобным и оптимальным, если вы решили, что стоит направить претензионное письмо по почтовому варианту связи.
Вы, как отправитель, будете иметь на руках доказательства того, что действительно направляли именно претензионное письмо и кому именно, а также данные о том, что письмо было передано получателю. С помощью описи можно будет подтвердить наличие в письме непосредственной претензии, а не другого документа.
Отправка претензионного письма
- Для отправки претензионного письма с использованием заказного канала связи, потребуется оформить бланк описи всех вложенных данных, используя особую форму, которую вам предоставить сотрудник почты.
- Затем потребуется передать данный бланк и все документы, которые описаны в нем сотруднику, чтобы он все проверил и удостоверился, что данные информации оформлены в нужном составе и сделано все правильно.
- Затем ему потребуется заполнить и заверить бланк, используя собственную подпись.
- Первый вариант экземпляра бланка описи должен быть вложен в конверт, а также в нем должны быть все документы, которые вы направляете. Второй же вариант письма должен быть оставлен у отправителя.
- Письмо следует направлять исключительно по юридическому адресу компании. Данную информацию вы сможете найти на ее официальном портале в интернете, или, воспользовавшись данными, которые имеются в вашем договоре.
Также можно посмотреть подобную информацию на сайте налоговой инспекции, используя только ИНН организации, что существенно упрощает поиск подобных данных.
Как лично вручить претензию
Помимо того, что вы можете направить претензионное письмо, используя почтовые отделения, у вас имеется возможность передать бумаги лично. В этом случае не приходится тратить средства на то, чтобы оформлять заказное письмо или время, пока вы получите документы и ответы по письму.
Правда, есть небольшой нюанс, который следует учесть в этом случае. В частности, вы должны будете самостоятельно явиться в организацию и передать бумаги.
Для личной передачи документов по претензионному письму будет необходимо:
- Сделать два варианта документов;
- Предоставить первый вариант той организации или юридическому лицу, в отношении которого вы направляете претензионное письмо, а второй – останется у вас, где будет находиться отметка о том, что компания получила документ (вместе с датой передачи бумаг).
Именно поэтому такой вариант становится максимально удобным и лучшим, если вам требуется как можно скорее направить документы для удовлетворения ваших споров со второй стороной конфликтной ситуации. В противном случае придется ждать гораздо дольше, чем если бы вы отнесли документы самостоятельно. Данный момент является решающим в вопросе выбора направления документов по претензионным письмам.
Подача претензии через интернет
Изначально стоит понять, законно ли направлять претензионное письмо посредством варианта через интернет или по электронной почте. Да, законодательство не ставит никаких ограничений на данный счет.
Правда, когда вы направляете подобного рода бумаги важно точно быть уверенным в том, что адрес электронной почты, на который вы направляете документы, является действующим и рабочим адресом у компании, куда вы направляете бумаги. В противном случае вся ответственность будет лежать лишь на вас.
Кстати, проверить данную информацию можно на официальном сайте компании, на ее визитках, рекламных баннерах, а также в любом материале, который имеется в открытом доступе для каждого из нас.
Чтобы направить подобного рода претензионное письмо потребуется:
- Создать и отредактировать претензионное письмо в вордовском файле;
- Заполнить исходящие данные по письму на сайте браузера, через который вы будете направлять претензионное письмо, не забыв прикрепить сюда сам документ и все доказательства по нему;
- Затем вы нажимаете попросту на кнопку «отправка».
Кстати, вы можете направить рекламационное сообщение и через форму обратной связи, если такая имеется на официальном портале компании.
В этом случае не следует забывать дублировать ваши исходные данные, контакты, а также обязательно сделайте скрин экрана, чтобы у вас было подтверждение того, что вы действительно направили рекламацию в адрес контрагента.
Сроки на рассмотрения претензии контрагентом
Стоит в очередной раз оговориться, что законодательство не предусматривает точный срок на предоставление ответа на отправленную рекламацию. Сроки будут напрямую зависеть от того, какая категория используется в таком претензионном письме.
В частности, договор, характеризующий поставки товаров или оказания услуг уже имеет в себе срок по ответу на письма. В ситуации, когда подобной информации там нет, то имеются также постановления, в которых можно точно получить информацию по срокам предоставления ответа на претензионное письмо.
К примеру, если речь заходит о перевозки какого-то товара, то мы имеем в виду срок, который устанавливается законодательством в 1 календарный месяц или тридцать дней. Когда речь идет о договоре подряда, то имеется в виду срок в полгода.
Некоторые отдельные сроки предоставляют возможность получить ответы даже в течение рабочей недели, а, к примеру, по некачественным и просроченным товарам – в течение двух недель. Эта информация содержится в законе о защите прав потребителя.
Что делать если на претензию не реагируют
Обычно, когда направляете претензионное сообщение, где указывается существо дела, приводятся все доводы и доказательства, то контрагент старается быстро устранить проблему и не допустить дело до суда.
Но есть и ситуации, а также истории, в которых компания или юридическое лицо не реагирует на претензию.
Как быть в таком случае?
В этой ситуации есть определенный регламент, действуя строго по которому вам удастся полностью удовлетворить все свои запросы:
- В обязательном порядке получите от контрагента расписку, которая подтверждает тот факт, что им была получена рекламация.
- В случае, если со времени, как вы обращались в компании прошло более десяти дней (в некоторых случаях – больше месяца), то можете направлять жалобу в Роспотребнадзор. Такой вариант решения спора является наиболее действующим и предпочтительным.
Помните, что в такой ситуации ваше обращение не будет оставлено без оценки и решения проблемы. Помните, что в этом случае следует приложить к документу все доказательства по делу, как существенные, так и не особо.
Кроме того, если вы никак не можете в досудебном порядке решить ваши проблемы с контрагентом, то потребуется подать иск в суд. В этой ситуации, учитывая все ваши требования и доказательства, суд выносит то или иное решение. Обычно оно будет в вашу пользу.
Помните, что в любом случае, любая претензия – это головная боль у контрагента.
Если вы хотите действительно решить проблему, вернуть товар, получить за него деньги обратно, то не забывайте о рекламации, которая составляется в правильном ключе. Только в таком случае вы можете добиться своего мнения.
Составление ответа на претензию
Обратите внимание, что согласно Арбитражно-процессуальному кодексу, претензия может быть направлена на решение множества вариантов проблем.
Кроме того, именно рекламация является обязательным условием для того, чтобы обратиться в суд с исковым заявлением.
При этом у вас, как у получателя рекламационного сообщения нет законодательной обязанности отправлять ответ на претензионное письмо.
Правда, если вы не ответите на него, то можете получить более существенное направление, а именно направление в суд, чтобы дело было решено законодательным образом. Кроме того, суд не оставит ваше «молчание» без внимания. Таким образом, вам действительно лучше отвечать на претензию, чтобы ее решать, чем идти в суд и терпеть большие убытки.
В законе нет особых требований, которые предъявляются к процессу составления письма и ответа на претензию. Практически такой документ необходимо составлять, учитывая и указывая ваши исходные данные и то, что вы хотите сообщить отправителю.
Помните, что вам следует обязательно указать все то, что у вас имеется по решению вашего решения проблемы. Только в таком случае можно рассчитывать на то, что в будущем у вас не будет проблем с таким отправителем и непосредственно с законом.
Помогла ли вам статья?
Комментарии