На территории России любые объяснительные записки воспринимаются как ненужные формальности, к ним не бывает серьезного отношения. Правильно написанный и оформленный документ помогает избежать многих проблем в карьере, внутри рабочего коллектива. Объяснительная записка используется как в учебных заведениях, так и на рабочих местах.
Что такое объяснительная записка
Под ней подразумевается документация, объясняющая возникновение нестандартных причин на рабочем или в другом месте, за которое автор несет ответственность. Бумаги заполняются в добровольном порядке или после требования руководства, который принимает решение о наказании в соответствии с объяснениями сотрудника из сложившейся ситуации.
Требование о составлении документа предъявляется устно или письменно. Последняя считается предпочтительней и будет выглядеть как доказательство передачи работнику. Также в документации отмечаются крайние сроки, в течении которых работник должен предоставить свое объяснение.
В большинстве случаев руководители выбирают устную форму требований о составлении объяснительных.
Запрос обязательно включает в себя информацию:
- о названии предприятия, организации, компании;
- ФИО с должностью сотрудника;
- сути нарушений;
- просьбе предоставления разъяснений;
- Ч/М/Г с подписью ответственного лица.
При нежелании работника ставить свою подпись, бумага отправляется заказным уведомлением. Второй вариант – зачитывание при представителях комиссии.
Зачем пишут объяснительную записку
Документы запрашиваются с целью получения информации о произошедших событиях по мнению сотрудника, что помогает найти правильное решение.
В качестве повода для создания запроса используется несвоевременный приход на смену, невыполнение порученного и пр.
Если виновному угрожает увольнение со статьей о прогулах или одно из наказаний за нарушение дисциплины, то объяснительная записка становится подтверждением или поводом для отмены наказания.
Юридическое значение объяснительных
К оформлению документации не предъявляются определенные требования, законодательство не предусмотрело типовых бланков.
Большую роль играет содержание бумаг, по материалам которого проводится или отменяется наказание работника. Создание оправдательного документа не входит в обязанности провинившегося, последствий за отказ не будет.
По законодательству, ответственное лицо должно выполнять определенную схему действий:
- Создать акт, основанный на нарушениях. В документации указывается время, информация о произошедшем, список участников.
- Предъявить требования к получению от работника одним из доступных способов объяснений. При первом издается распоряжение или приказ – если ситуация предполагает крупный конфликт, судебное разбирательство. При втором предложение идет в устной форме, но доказать правоту в суде с ним сложнее.
- Уточнить, что на написание оправдательного документа дается не меньше 48 часов, что позволяет работнику изучить ранее изданные приказы по предприятию, получить консультацию юриста. В этот период не издаются приказы или распоряжении о наказании провинившихся из-за возможности их оспорить в связи с нарушением правил процедуры.
- После получения объяснительной руководство изучает информацию и отдает распоряжение о применении наказания или отмене.
- После подтверждения нарушений и до оформления указаний должно пройти не больше одного календарного месяца, в период не включается отпуск с болезнью провинившегося. Если прошло больше времени, то распоряжение легко оспаривается в суде.
Чтобы избежать проблем в будущем, работодатель должен проинформировать работника любым из доступных способов, от СМС-сообщения до почтового отправления с подтверждением вручения адресату. В противном случае сотрудник обратиться в судебные органы и предъявит претензии о возникших нарушениях.
Виды объяснительных записок
На практике пользуются двумя разновидностями документов:
Оправдательным – бумага составляется для объяснения допущенных ошибок или причины простоя по личной инициативе ответственного сотрудника.
Основные нарушения, о которых сообщается в документации – это мотивы задержек, невыхода, нанесение организации материального ущерба, нахождение на предприятии в состоянии алкогольного, наркотического, токсического опьянения.
Пояснительным – создается при ситуации, в которой принимало участие не меньше двух человек. Документ помогает определить степень вины каждого на основании подробного описания, кто из них что делал.
Иногда выполнение поставленных задач невозможно из-за умышленных поступков других сотрудников, отказывающихся передавать важную информацию. В результате поиска виновных находится человек, игнорирующий свои обязанности, который будет отвечать за невыполнение работы.
Отличие объяснительной записки от служебной
После определения основных понятий, необходимо уточнить, чем она отличается от служебной. Последняя относится к разновидности деловых писем или докладных, но официального определения бумаги не существует. Она не входит в перечень информационно-справочных документов ОКУД, но применяется наравне с объяснительными.
Под служебной версией подразумевается общение между сотрудниками одного предприятия, находящихся на разных уровнях управленческой системы организации. Ее используют для ускорения передачи сведений между разными отделами компании.
Бумага оформляется:
- коллегам, руководителю соседнего отдела;
- сотрудникам смежного подразделения.
Документация составляется для получения или передачи информации, инструкций, новых данных следующему подразделению.
К содержанию не предъявляются особые требования, единственное условие – лаконичность текста.
На многих предприятиях разработаны собственные требования к оформлению служебных документов.
Разница между двумя разновидностями в таблице:
| Объяснительная | Служебная | |
| Цели написания | Объяснения мотивов, поступков, ситуаций, зафиксированных в коллективе | Оперативное решение вопросов, получение ответов на запросы, предложения, уточнение поручений |
| Получатель | Мастер, директор | Между сотрудниками, начальствующим составом |
| Содержание | Описание причин, мотивов, объяснения без выводов и просьб | Первоисточники с мотивами, информирование с анализом положения, результатами, просьбами |
| Примеры | При прогулах, невыполненном задании, перерасходе средств организации | Оповещение о ремонте в офисе, заявки на пропуск работников в выходные |
Когда писать объяснительную
Перед изучением сведений, как составить объяснительную записку, нужно запомнить, что приказ не должен выполняться мгновенно. Бумага пишется после определенных условий:
- после изучения текста докладной – все проступки письменно фиксируются, если копия не выдается на руки, достаточно ее сфотографировать;
- при письменном требовании – дубликат получают или фотографируют.
Подготовленная информация приносится в организацию в 2 экземплярах, дополнительный остается у работника. На нем ответственное лицо обязано проставить дату с подписью, что буде подтверждением передачи требуемого.
Если начальник отказывается визировать, то сотрудник на своем экземпляре вносит пояснения об отказе письменного подтверждения передачи запрашиваемого. Дубликат фотографируется и отправляется через электронную почту вышестоящему руководителю.
При отсутствии письменных требований о написании в теле оправдательной бумаги вносится пояснения о том, что пришел устный приказ, но по какому поводу должна быть составлена записка, неизвестно.
Здесь же подчеркивается, что с докладной сотрудник ознакомлен не был, письменных распоряжений не получал.
Правила составления объяснительной
В организациях применяются разные формы записок, у каждой фирмы свои требования к виду и составлению. Но существуют и стандартные подходы к формированию официальных бумаг.
Какова типичная структура объяснительной записки
Предпочтение отдается обычной форме объяснительных записок, она пишется самостоятельно или распечатывается на компьютере.
Основное требование – заверение документации подписью работника с расшифровкой.
При формировании бумаги придерживаются общих правил:
- для текста используется официально-деловой стиль без просторечий;
- основная часть пишется в свободной форме;
- информацию легко проверить на достоверность;
- получатель является сотрудником предприятия;
- внизу проставляется текущая дата и подпись.
Стандартный формуляр документа включает:
- ФИО должностного лица – находится с правой стороны вверху;
- ФИО с должностью сотрудника – располагается ниже;
- в середине листа название бумаги;
- ниже находится основная часть, в которой расписываются произошедшие события, уточняются причины возникновения, с местом и временем;
- внизу проставляется текущая дата с подписью.
Основная часть отводится для уточнения причин, приведших к нарушению. Информация подается в корректной форме, максимально кратко, с аргументацией в пользу составителя. В тексте не используются вторичные детали, а длинное письмо вызывает раздражение.
Документация допускает присутствие приложения – бумаг, подтверждающих видение ситуации сотрудником.
Разрешается использование больничных листов при уточнении предпосылок отсутствия работника в организации.
Адресат объяснительной
В небольших организациях принято составлять бумаги на имя директора. Если на предприятии сложная структура подразделений, то получателем является непосредственное начальство.
При написании документации для учебных заведений, она подается школьному директору, проректору учебной части, ректору института.
В детских садах основным адресом является заведующая.
Содержание объяснительной записки
Бумаги создаются на стандартных листах А4, для выполнения используется свободная форма изложения, строгих стандартов не существует.
Документация содержит следующие сведения, включающие:
- основной текст с датой, местом происшествия, участниками, обстоятельствами;
- пояснение причин, приведших к произошедшим событиям.
Бумага составляется от первого лица, с краткой, но убедительной аргументацией.
Приложения к объяснительной записке
Дополнительные документы позволяют сделать оправдательные бумаги максимально убедительными. В приложении принято отправлять:
- справку от Госавтоинспекции, организации, в которой находился сотрудник;
- больничный лист от участковой поликлиники или больницы;
- акты дорожно-транспортного происшествия, ремонтных работах на дороге, аварий коммунальных сетей.
Допускаются и иные документы, способные подтвердить невиновность сотрудника.
Образцы объяснительных записок
Работники часто допускают ошибки при составлении документации. Иногда правильные, грамотные аргументы позволяют исправить ситуацию и предотвратить назначение наказания. Но большинство сотрудников собственными руками усложняет ситуацию.
Текст записки может быть придуман на ходу, но для исключения ошибок предпочтительнее пользоваться примерными шаблонами.
Для работы объяснения требуются по нескольким причинам:
Невыполнение служебных обязанностей – возникшие убытки из-за несвоевременной отправки отчетности бухгалтерией, нежелание проводить стандартный обход территории сторожем и последующая кража. При подобных случаях требуются веские объяснения действиям, без обвинения остальных работников или непосредственного руководителя. Документ должен объяснить поведение провинившегося, а не затрагивать остальных.
Допущенные в работе ошибки – подразумеваются неправильно выполненные расчеты, неверные действия сотрудника. Чтобы проблема не принесла серьезных последствий, достаточно признать неправоту и пообещать не допускать подобных действий. Любые попытки переложить собственную вину на других приведет к разладу в коллективе.
Ответственность за ошибку несет виновный, при условии, что ее допустил не другой сотрудник и об этом имеется документальное подтверждение.
Нарушение трудовой дисциплины – в понятие входит прогул, опоздание, отсутствие в рабочее время, 4умышленное нарушение должностных инструкций.
Подобные действия приводят к дисциплинарному взысканию и требуют убедительных аргументов при оправдании.
Если документация запрошена по месту учебы, то в зависимости от возраста обучающегося, бумаги пишутся им самостоятельно ил родителями, опекунами.
К часто встречающимся объяснительным документам относят:
Школьные – в них объясняется причина отсутствия ребенка на уроках: из-за болезни, участия в спортивных и других мероприятиях, по семейным обстоятельствам (свадьба, похороны, переезд). В младшей школе учителю достаточно устного объяснения без документального подтверждения. В старших, при отсутствии справки из поликлиники, родителям придется искать убедительные аргументы причин пропуска занятий.
Студенческие – причины отсутствия на занятиях в высшем или средне-специальном учебном заведении объясняются самим студентом или его родителями. Если отсутствуют справки от врача, подтверждающие болезнь, то подобные оправдания примут во внимание один раз. Систематические прогулы становятся поводом отчисления.
Объяснения для детского сада используются для возврата денег, выплачиваемый родителями за неиспользованное детское питание (за день, неделю).
В документе должны присутствовать уважительные причины пропуска, подтвержденные официальным документами.
Бланк шаблон объяснительной записки для заполнения
Документация отнесена к списку юридически значимых. Оформление проходит по требованиям системы стандартов информации, библиотечного, издательского дела к организационно-распорядительным документам.
Для бумаг внутреннего пользования обязательными считаются:
- название отдела, к которому причислен автор;
- наименование документации;
- дата с порядковым, регистрационным номером;
- должность, ФИО конечного адресата;
- заголовок с текстовой частью;
- должностью, ФИО автора, подписью.
Для внутренней документации место составления считается необязательным.
От ошибочных действий в ходе выполнения работы никто не застрахован. Перегруженность относится к уважительным причинам невнимательности. Случаи распространены из-за нехватки сотрудников, связанной с больничными, отпусками, прогулами.
При создании записки из-за ошибок, допущенных в работе:
- дается оценка произошедшему,
- описываются меры по предотвращению аналогичных случаев.
Объективной причиной случившегося считается повышенная нагрузка, что смягчает наказание при серьезных недочетах.
Сроки написания
Если человек находится в отпуске, то потребовать с него записку можно только при отзыве приказом. Отозвать работника возможно после получения письменного согласия; заставить дать письменное согласие невозможно.
Аналогичное правило касается больничного. Придется ждать, пока его не закроют, а сотрудник не появится на рабочем месте.
Какие веские причины можно указать в объяснительной записке
Объяснения за проступки запрашиваются по разнообразным поводам, связанным:
- с опозданиями, длительными отсутствиями на рабочем месте;
- невыполнением норм охраны труда;
- отказом от исполнения поручений руководителя;
- предоставлением неверной информации;
- причинением вреда собственности предприятия;
- нетрезвым состоянием в рабочее время.
Существуют и другие причины, менее распространенные, требующие оформления документов.
Опоздание на работу входит в список проступков, начальство потребует с работника пояснений.
При создании документа обозначается факт нарушения и причины, спровоцировавшие опоздание. При обстоятельствах, отнесенных к уважительным, потребуются доказательства.
Если задержка произошла из-за сбоя в работе метрополитена, автобусного парка, железной дороги, то понадобится справка, которая берется в указанных организациях.
Меры воздействия на опоздавшего работника подбираются в соответствии с оправданиями. При повторяющихся ситуациях ему грозит лишение премии, серьезные наказания в виде штрафов или снижения оклада не используются.
Систематические опоздания входят в перечень нарушений трудовой дисциплины и относятся к законным поводам увольнения.
Прогулы – более серьезные проступки и отсутствие на работе больше 4 часов позволяет уволить сотрудника с соответствующей записью в трудовой книжке. Перед принятием решения у работника запрашиваются объяснения. Ему придется составить документ так, чтобы начальство убедилось, что он не был на работе из-за независящих от него обстоятельств и не мог повлиять на ситуацию.
Лояльное отношение руководства обеспечиваются следующими причинами, спровоцировавшими прогул:
- внезапным ухудшением здоровья – у него или одного из членов семьи;
- экстренной помощью третьему лицу;
- транспортными происшествиями, связанными с терактами, погодой, иными обстоятельствами;
- попаданием в аварию, сломанным автомобилем;
- задержкой рейса из-за погодных условий, по вине авиаперевозчика.
Если присутствует вина работника из-за неправильных расчетов времени на дорогу, несработавшего будильника, то необходимо полностью признать собственную вину.
Если проблемы возникли под влиянием посторонних факторов, то в качестве доказательства используются документальные подтверждения.
Сроки хранения объяснительной
Получив бумаги, ответственное лицо обязательно должно зарегистрировать их, проставив на каждую из них индивидуальный номер. Время хранения зависит от содержащейся информации. При сведениях о нарушениях, касающихся правил работы, она отправляется на хранение на 12 календарных месяцев.
Если присутствуют данные о привлечении лиц, нарушавших нормативы трудовой дисциплины, регулировании конфликтов, вопросах служебного поведения, то сроки увеличиваются до 5 лет.
Для документов, полученных от государственных гражданских или муниципальных служб, периода хранения не существует. Они находятся в личном деле постоянно, но не могут использоваться как обоснование для увольнения.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Законодательство страны позволяет не выступать в роли свидетеля против самого себя. Закон не делает различий и разрешает не давать разъяснения по УК, административным делам и проблемам коллектива. Если человек считает, что он должен оправдаться, то может написать свои доводы в записке.
Большинство руководителей воспринимают отказы как признание вины. Молчание может расцениваться как умышленно совершенные действия и повлечь за собой жесткие меры, хотя они совершались случайно. Уволить за отказ невозможно, правило касается тяжести проступка.
При ситуациях, когда работник отказывается писать объяснения, его действия обязательно фиксируются актом об отказе. Бумага помогает подтвердить, что сотруднику предлагали уточнить свой взгляд на произошедшие события, но он решил этого не делать.
Акт составляется на протяжении 48 часов или 2 рабочих дней, но не раньше – работнику дается время на размышление.
Документ составляется специально собранной комиссией, состоящей из трех человек, куда входит сам руководитель и двое подчиненных.
В бумаге прописывается информация, представленная:
- названием предприятия;
- заголовком – «актом об отказе от дачи объяснений»;
- датой с местом составления;
- кратким описанием нарушения, которое работник отказывается объяснять;
- причинами отказа, записываемыми со слов сотрудника или уточнением, что пояснять он их отказался;
- подписями членов комиссии;
- регистрационным номером документации.
Человек, не пожелавший объяснять, должен быть ознакомлен с актом и расписаться в нем. Если работник не хочет читать и пописывать документ, то комиссия в несколько человек может свидетельствовать о факте отказа от прочтения официальных бумаг.
Куда пишут объяснительные записки
Документация пишется по месту обучения, работы. Для родителей является обязательным составление записок, если ребенок пропустил занятия в школе, не посещал детский сад. Правило затрагивает моменты, при которых отсутствует больничный лист или справка от педиатра, а дети не ходили в школу или сад по инициативе взрослых.
Кому адресовывать объяснительную: конечный адресат зависит от учебного заведения и может быть директором, заведующей, ректором, проректором по учебной работе.
У многих возникают сомнения, как писать объяснительную: юристы советуют формировать записки по следующим принципам:
- Чтобы не запутать ответственное лицо, которое будет читать документ, нельзя использовать повествовательную форму и писать длинные тексты. В них сложнее понять, кто виноват, в результате работника ждет не менее длинный приказ о назначенных взысканиях. Сложные предложения мешают нормальному восприятию сути текста.
- Не отклоняться от темы – в тексте прописываются факты, имеющие отношение к нарушению. Не нужно описывать события, произошедшие задолго до проблемного момента.
- Важна объективность – попытки переложить прогул, опоздание, самовольный уход с рабочего места на несчастливые числа, ворожбу и магию не помогут. При отсутствии убедительных доводов в защиту проще признать вину.
В хорошей объяснительной записке информация изложена сжато и кратко. В ней отсутствуют пространные рассуждения и бессмысленные наборы слов. Раздражение в официальных бумагах вызывает присутствие зачеркиваний, грамматических ошибок, грязь.
Чтобы не задаваться вопросами, как правильно проводить оформление, достаточно изучить образцы документов.
Объяснительная записка по месту работы
Как пишется объяснительная записка: документация заполняется по стандартному шаблону. Существует несколько вариантов оправдательных документов:
- о невыполнении должностных обязанностей;
- объяснительная записка по причинам опозданий на работу;
- объяснительная записка об ошибках в работе;
- объяснительная записка по фактам выявленного нарушения.
Записка пишется работником при нарушении трудовой дисциплины:
- опозданиях;
- приходе на рабочее место в нетрезвом виде;
- несвоевременно сданном отчете;
- отсутствии спецодежды, средств индивидуальной защиты;
- причинении материального ущерба организации;
- участии в трудовых спорах.
Документация по опозданиям с отдельными происшествиями отправляется в отдел кадров, непосредственному начальству или работодателю (предпринимателю) лично. Бумаги не могут передаваться третьими лицами.
Основная проблема любой организации – производственные травмы. При верно составленных документах увеличиваются суммы выплат, а заполненные с ошибками – уменьшают. При болезнях оплата пособия временной нетрудоспособности связана с общим стажем.
Оплата снижается при болезнях или травмах, полученных под действием алкоголя, наркотиков, токсических веществ или действиях при алкогольном, наркотическом, токсическом опьянении. При производственных травмах начисления выплат не зависят от стажа и составляют 100% заработка.
Для правильных расчетов по больничному листу отделу кадров требуются объяснения не только по травмам на производстве, но и в быту (вне рабочего места). Если сотрудник приносит справку из травматологии о переломе, то руководство должно все правильно оформить, для чего и требуются объяснительные.
Работник может идти по трем путям:
- Отказаться от составления документов на законных основаниях. Но при наличии страховки от производственных несчастных случаев ему полагаются стразовые выплаты, на которые он позже не сможет претендовать. Если он не заявил о травме, полученной на производстве, то компенсации не будет и больничный лист платиться по правилам трудового стажа, а не по расчету 100% заработка.
- Написать в объяснениях, что перелом возник в домашних условиях из-за стечения обстоятельств (падения на мокром полу, возле дома из-за нечищеного тротуара). В этом случае виновных нет, а пострадавший получает оплату больничного по трудовому стажу.
- Указать, что травма возникла из-за мокрого или поврежденного пола на работе. После получения записки проводится проверка с выяснением виновных лиц. Пострадавшему положена 100% компенсация за время лечения.
Последним и неприятным для пострадавшего вариантом станет свидетельство о том, что травма возникла на рабочем месте, но работник в это время употреблял алкогольные напитки.
Автоматически сотрудник перенаправляется для медицинского освидетельствования для подтверждения состояния опьянения. Заключение прилагается к документам проверки травмы на рабочем месте.
В подобных случаях оплата больничного листа уменьшается, а пострадавшему грозит законное увольнение. Выплаты подобному сотруднику, застрахованному от несчастных случаев, не положены.
Объяснительная записка по месту учебы
Документация для учебных заведений составляется родителями или самими учениками, в зависимости от возраста.
В списке типовые виды объяснений:
- по семейным обстоятельствам – при опозданиях единичных, систематических;
- о нарушениях правил дисциплины, поведения учеником в классе;
- объяснительная записка в среднюю школу — об отсутствии представителей ученика на родительском собрании;
- о регулярном или единичном невыполнении домашних заданий по отдельным предметам от ученика – пишется учащимся или родителями;
- об отсутствии ребенка в младшей, средней школе — по болезни или полученной травме;
- объяснительная записка от школьника или родителей классному руководителю;
- от опекунов, представителей несовершеннолетнего для ребенка для школы;
- от студента или родителей для университета.
Прогулы в школе, в отличие от пропуска работы, не приводят к негативным последствиям. В большинстве случаев вопросы решаются мирным путем, а учителя входят в положение.
Дети прогуливают:
- уроки, пары;
- игнорируют обязательное дежурство в классе после окончания занятий;
- отказываются от участия в уборке школьной территории;
- избегают посещение музея, экскурсии.
Разовые пропуски в школе или среднем, высшем учебном заведении часто связаны:
- с плохим самочувствием, при котором не вызывается педиатр, оформляющий освобождение от учебы;
- посещением разнообразных мероприятий;
- объездом по вынужденным обстоятельствам вместе с родителями, опекунами.
Документы для школы оформляются в произвольной форме, при создании необходимо придерживаться стандартных правил:
- получателем является классный руководитель, иногда бумаги создаются на имя школьного директора;
- составляется родителями, опекунами, лицами, их заменяющими;
- в записке указывается имя ученика, дата прогула урока или учебного дня;
- что писать в основной части: записывается причина пропуска.
Отдельные классные руководители требуют объяснения причин отсутствия родителей на классных собраниях. Последние по собственному желанию могут написать о причинах или отказаться.
Подобные документы школа не имеет права требовать – присутствие родителей на собрании считается добровольным действием, а регулирующие нормативно-правовые акты, обязывающие посещать их, отсутствуют.
Иногда школьные, дошкольные учреждения пытаются приравнять отсутствие ребенка с невыходом в рабочий график, что противоречит законам.
Строже к прогулам относятся в колледжах, институтах, где регулярное отсутствие является поводом к отчислению. Если в школах можно указать в записке об опоздании на урок, что ребенок проспал, то в ВУЗе потребуются разъяснения студента.
К одной из обязательных бумаг относится объяснительная записка о пропуске нескольких занятий в институте. Также разъяснений от студента потребуют:
- при опоздании на первую часть пары;
- невыполнении домашних заданий на протяжении какого-времени;
- неадекватном поведении на занятиях, в здании института;
- оскорблении преподавателя;
- отсутствии на экзамене, собрании, конференции;
- отказе от выступления на соревнованиях;
- посещении учебного заведения в состоянии алкогольного, наркотического, токсического опьянения;
- нанесении ущерба собственности ВУЗа;
- срыве лекций, практических занятий.
Чтобы избежать отчисления по прогулам требуется уважительная причина – непреодолимые обстоятельства, которые невозможно заранее предугадать и независящие от студента.
Как написать объяснение при пропуске занятий: кроме стандартной шапки в теле письма вносится разъяснение, например
- О болезни – первопричина нуждается в официальном подтверждении бумагой из участковой поликлиники и должна быть датирована временем отсутствия. Заболевания близких людей принимаются во внимание, если они нуждаются в уходе и присмотре.
- Поломках, задержке, аварии общественного транспорта – если студент живет далеко о учебного заведения и пользуется автобусами, троллейбусами, метро. Доказательством служит информация из СМИ, проездной билет, фотография, протокол.
- Похоронах – в большинстве случаев доказательства не требуются. Иногда нужно предъявить копию свидетельства о смерти.
- Непредвиденных обстоятельствах – сломался лифт, произошла авария, требующая вызова мастера, приход представителей коммунальной службы. В деканат предоставляется акт от организации и заключение о проделанных работах.
- Погодных условиях – при ураганах, снегопадах, мешающих передвижению общественного транспорта. В большинстве случаев прямых доказательств не требуется, достаточно объяснений.
- Участии в различных торжествах – спортивных, праздничных, общественных. К основному документу прилагается подтверждение от предприятия-организатора.
К уважительным мотивам отсутствия относится сообщение об присутствии в другом месте в определенное время куратору при предоставлении подтверждения.
Объяснительная записка в детский сад
Иногда родители сталкиваются с проблемным написанием записок в детские дошкольные учреждения. Чтобы не задаваться вопросом, как написать объяснительную записку для детского сада, достаточно изучить типовые документы для остальных учреждений.
Примеры документации для детского дошкольного учреждения указывают, что перерывы в посещении связаны с заболеваниями, лечение которых проводилось взрослыми самостоятельно, без вызова педиатра.
Бумага составляется на имя завсадом, в ней прописывается имя несовершеннолетнего, количество пропущенных дней/недель и уточняются, почему это произошло. Заверяется разъяснительная документация подписью.
Другие случаи, когда потребуется объяснительная записка
Существует множество других случаев, при которых требуется предоставление объяснений по возникшим ситуациям.
К ним относится:
Отказ от выполнения устного распоряжения руководителя
В бухгалтерской практике считается одной из распространенных ситуаций. Главный бухгалтер отказывается выполнять требования из-за последствий, приводящих к нарушению действующего законодательства.
Служебные задания относятся к должностным обязанностям работников. Невыполнение считается нарушением должностных инструкций, для уточнения причин руководство требует письменных объяснений.
Если ситуация произошла:
- по вине работника – она признается, объясняются причины, мотивы;
- обстоятельствам, независящим от исполнителя – источником считаются фарс-мажорные обстоятельства, вешние факторы, действия третьих лиц, что требует обоснований и подтверждения фактов чужой вины.
При сознательном отказе от выполнения поручений, которые не входят в обязанности работника, в документе приводятся аргументы. Ссылаться можно на пункты должностной инструкции.
Недостача в кассе
Нехватка наличных денег относится к случаям, при которых вина полностью ложиться на кассира. Причинами становятся недобросовестное выполнение обязанностей, допущенные при расчетах ошибки с неправильным подсчетом сдачи (передача лишних денег покупателям).
Созданная в свободной форме записка уточняет:
- совершенное действие;
- причины, повлекшие недостачу.
Способы написания объяснительной записки аналогичны для всех структур, включают шапку, основную часть и подпись с датой.
Нехватка денежных средств иногда возникает из-за нарушения правил вышестоящим руководителем. Недостача появляется после выдачи денег без оформления расходно-приходного кассового ордера.
Аналогичные требования возникают при обнаружении излишка наличных денег в кассе. В этих случаях составляется аналогичная записка, с уточнением причин возникшей ситуации.
Для налоговой полиции
Отправка документации налоговой полиции после окончания отчетного периода является непосредственной обязанностью сотрудников бухгалтерии. После подачи сведений инспекторами проводится сверка, выявляются ошибки и расхождения.
Документы запрашиваются при возникновении определенных ситуаций:
- в бумагах присутствуют недочеты, противоречащие сведения или данные не совпадают с информацией, находящейся в налоговой службе;
- декларации сумма выплат в бюджет ниже, чем ранее указывалась;
- вписаны убытки в документы по налогу на прибыль;
- сдача отчетных бумаг прошла с опозданием.
При возникновении указанных ситуаций следует просьба об исправлении отчетности с приложением объяснений по возникшим вопросам.
Законодательство требует внести исправления на протяжении 5 рабочих дней со времени уведомления, пришедшего из налоговой инспекции.
Шаблонов по запискам для налоговой службы не существует, в документацию вносится следующая информация:
- название налогового учреждения и организации;
- ИНН, КПП и другие данные;
- основной заголовок;
- номер с датой требования, пришедшего из налоговой инспекции;
- текст с изложением фактов и обоснованием;
- перечень дополнительных приложений, подтверждающих правильность показателей из отчетности, вызвавшей сомнения;
- подпись директора.
При возникновении незначительных ошибок, связанных с техническими сбоями, опечатками, информация указывается в разделе пояснений. Недочеты отправляются в тех же бумагах или обновляются, с внесением корректировки.
В полицию
В редких случаях разъяснения запрашиваются полицией.
Запрос поступает гражданам в определенных ситуациях:
- при вызове наряда патрульно-постовой службы – заявитель подтверждает, группа прибыла после поступившего сообщения;
- различных действиях, предпринятых против человека, позвонившего в полицию, объясняющего, что произошло;
- при оформлении бумаг в которых объясняется, где был подозреваемый в определенное время, чем занимался, кто может подтвердить.
В бумагах указывается обычный набор информации:
- название подразделение полиции;
- ФИО запрашивающего или руководителя;
- ФИО составителя;
- заголовок;
- разъяснения возникшей ситуации с обоснованием действий;
- перечень приложенных документов (при наличии);
- дата с подписью.
Записка создается в свободной форме, по стандартному деловому шаблону.
Основа документации правильная формулировка проступков, чтобы не возникало сомнений в честности и отсутствии преднамеренного умысла.
При объяснении причин придерживаются правил:
- краткость с лаконичностью – в содержании не предоставляется лишняя информация, предпочтение отдается фактам, относящимся к делу;
- обоснования – очевидцы описывают увиденные события, виновный уточняет причины своего поведения и указывает на основу, повлиявшую на его действия;
- осознание – описание событий не должно искажаться, а вина быть полностью осознана.
Отдельно выделяются документы, связанные с отказом возбуждать дело по УК. Представитель полиции в записке указывает основания, связанные:
- с тем, что при изучении материалов не было обнаружено преступление;
- время для формирования дела закончилось;
- умер человек, вызвавший подозрения;
- потерпевшая сторона забрала заявление или примирилась со вторым участником.
Каждый случай отказа в возбуждении уголовного дела рассматривается отдельно, а бумаги отправляются на имя уполномоченного по отделу.
Если полиция требует письменных разъяснений ситуации, то граждане имеют право приходить в подразделение с личным адвокатом. Он поможет выбрать правильное решение, отследит работу сотрудников, предотвратит нарушение прав вызванного. При сборе информации сотрудники не могут оказывать давление или заставлять принять чужую точку зрения на произошедшие события.
Все документы, даже если показывают другую точку зрения в инцидентах, должны приниматься сотрудниками полиции.
Объяснения не входят в список доказательной базы, хотя вносятся в материалы уголовных дел. Записка используется для отражения прошедших событий, а не обвинения или защиты.
Утрата документов: нужна ли объяснительная записка
Потеря рабочей документации приводит к формированию служебной документации о происшествии.
Иногда она используется как формальный повод, требующийся для запуска процедуры восстановления бумаг.
В остальных от указанных причин утраты зависит сохранение работы (если грозит увольнение) или избавление от уголовного преследования.
Документация заполняется без строго формуляра или по правилам, принятым в делопроизводстве организации. В ней отражаются стандартные данные, от имени руководителя, до подписи провинившегося. Документ в формате А4 распечатывается на принтере или пишется вручную, обязательно подписывается. Он подшивается к остальной документации: бумагам о внутреннем расследовании, к информации о решении руководства по отношению к провинившемуся.
Объяснения ошибочно считаются ненужными бумагами, не играющими серьезной роли в делопроизводстве. С их помощью в детских и юношеских учебных заведениях поддерживается дисциплина. В дошкольных организациях является бумагой с финансовым значением.
Помогла ли вам статья?
Комментарии